La centrale importanza del Flusso di Cassa prospettico ovvero: Cash Flow Budgeting
Emanuele Ferrari
La capacità di gestire ed organizzare scadenze di pagamenti e flussi di cassa in entrata rappresenta una sfida quotidiana nella vita di qualunque impresa o professione.
Oltre a districarsi tra scelte di tipo operativo e strategico necessarie per:
- comprendere le necessità dei propri clienti, gestire al meglio i rapporti con gli stessi per garantire sempre il miglior servizio e la realizzazione di prestazione e/o prodotti che incontrino le loro richieste ed esigenze;
- occuparsi della centrale gestione dei propri, indispensabili, collaboratori;
- regolare al meglio i rapporti con i propri fornitori;
l’impresa e gli appartenenti al mondo della libera professione non possono certo dimenticarsi di avere sempre un occhio ben fisso sulla capacità finanziaria di far fronte a tutti i propri impegni.
Conoscere la propria capacità finanziaria, al di là della disponibilità sul conto corrente che potevamo leggere questa mattina mediante l’accesso al proprio portale di home banking, è fondamentale per una sana gestione della nostra attività.
È sempre stato, e sempre più sarà fondamentale, avere la capacità, oggi, di capire e prevedere come tale disponibilità potrà variare nelle prossime settimane, per essere consapevoli (prima della contingenza), dell’esistenza di potenziali situazioni di tensione da poter e dover gestire con un adeguato margine di tempo, che possa permetterci di valutare e risolvere con adeguato anticipo la potenziale difficoltà, senza dovercene occupare sotto pressione, quando il danno si è oramai palesato.
Nel momento attuale questa esigenza è, purtroppo, evidentemente ancora più sentita, perché ci rendiamo conto quanto la gestione del nostro flusso di cassa, possa risultare dirimente tra l’esserci ancora, pronti a fare la nostra parte quando l’Italia sarà pronta a ripartire o trovarci al punto in cui dovremo, purtroppo, reinventarci completamente.
Un modello di analisi del Cash Flow e di Budgeting
Il ricorso a modelli di Budgeting empiricamente risulta molto poco diffuso tra le imprese dimensioni minori e tra i professionisti.
Come Professionisti e Vostri Consulenti, ci occupiamo in maniera continuativa e costante di coadiuvare chi ci avesse esplicitato l’esigenza di adottare modelli di controllo e previsione dei flussi di cassa.
Riteniamo tuttavia essere questo il momento indispensabile per tutti, di iniziare a padroneggiare questa materia ed i relativi strumento di controllo:
Per tale ragione siamo qui per mettervi a disposizione uno schema semplificato di Budgeting finanziario, che siamo certi sarete in grado di utilizzare ed apprezzare anche seguendo le istruzioni di seguito riportate.
Il modello vi viene fornito in formato Excel e PDF (per chi avesse meno dimestichezza con l’uso dei fogli di calcolo) compilabili.
Come funziona il modello:
Il modello Vi permette di definire, inserendo negli spazi dedicati i valori stimati circa le principali variabili di gestione dell’attività (ricavi attesi, costi attesi, canoni, stipendi e via dicendo), di definire uno schema previsionale che permetta di formalizzare in un documento, l’attesa evoluzione dei Vostri risultati di gestione, con particolare attenzione rispetto alle dinamiche di cassa ad essi associate.
Come compilare il file
Dovranno essere compilate tute le celle di interesse nelle quali non sia già inserita una formula di calcolo (non sarà possibile modificare le celle dotate di automatismi).
Per semplificare e chiarirne il funzionamento procederemo con un esempio di compilazione.
I primi valori da alimentare sono le celle associate alla condizione di partenza:
- Disponibilità liquide esistenti (Riga 2 colonna B);
- Debiti Commerciali esistenti (Riga 3 colonna B);
- Crediti commerciali esistenti (Riga 4 colonna B).
Alimentare tali valori permetterà l’avvio degli automatismi di calcolo.
Ipotizziamo una società che abbia disponibilità liquide per euro 5.500, crediti verso clienti per euro 10.000 e debiti verso fornitori per euro 7.000.
I flussi della Gestione Operativa
A questo punto andiamo ad inserire le nostre previsioni suddivise per settimane, rispetto alle vendite, alle differenti tipologie di costo, tutti comprensivi di iva e supponiamo in tal senso che:
- Nel corso delle prossime 5 settimane, ritengo di incassare euro 15.000 le prime due settimane, 20.000 la terza e la quinta e magari 7.000 la quarta settimana perché so che vi sarà una festività per la quale so che l’attività si fermerà per qualche giorno (Riga 6);
- Nel frattempo, so che acquisterò merci ogni settimana per euro 4.000, a prescindere dall’andamento dell’attività (Riga 8);
- La seconda settimana di questo periodo mi arriverà la fattura del commercialista per euro 3.500 (Riga 9);
- La terza settimana del mese mi scade la rata del leasing di un macchinario per euro 5.000 e la quarta settimana del mese dovrò pagare il canone di locazione dello stabile per euro 4.000 (Riga 10);
- La quarta settimana dovrò anche pagare il compenso ai miei dipendenti per euro 10.000 (Riga 12);
- So inoltre che la seconda settimana dovrò pagare la TARI per euro 2.000 (Riga 13);
Vediamo come questi valori vanno ad alimentare lo schema che in autonomia ci presenterà il risultato di gestione della singola settimana, calcolato in base alle fatture emesse e ricevute (badate bene non necessariamente incassate o pagate, perché dovremo anche considerare la gestione di debiti e crediti in un secondo momento), ai canoni in scadenza, al versamento delle buste paga ed altri costi di gestione:
La gestione dei Flussi di capitale circolante netto (Crediti, debiti ed F24)
A questo punto dovremo considerare che non tutti i clienti potrebbero pagarci a pronti, come molti fornitori si faranno pagare solo dopo un qualche periodo di dilazione che normali pratiche commerciali ci concedono; vi sono oltretutto mensilmente da versare gli importi di IVA a debito, ritenute ed imposte varie.
Questa dinamica viene analizzata nella seconda parte del foglio di calcolo (Righe da 16 a 20).
Nelle Righe 17 e 18 (Voci E1) ed E2)), andremo ad inserire i crediti ed i debiti residui alla fine della settimana.
Supponiamo quindi che la nostra impresa, che ci ricordiamo iniziava il periodo con euro 7.000 di debiti verso i fornitori e 10.000 di crediti verso i propri clienti alla fine della prima settimana si ritrovi nella seguente condizione:
- incassato 5.000 euro di crediti, ma nuovi crediti relativi alle vendite della settimana per euro 7.000, il che ci porta ad avere crediti complessivi per euro 12.000 (10.000 preesistenti – 5.000 incassati + 7.000 concessi);
- Pagato forniture per 2.000 ed ottenuto dilazioni dai propri fornitori per 1.500 per debiti complessivi pari ad euro 6.500 alla fine della settimana (7.000 preesistenti – 2.000 pagati + 1.500 dilazionati);
Introduciamo qualche altro valore arbitrario nel modello per alimentarlo.
Tenete presente l’impatto di queste scelte sulle dinamiche di cassa viste per la gestione ordinaria:
Abbiamo incassato vecchi crediti, ma non abbiamo incassato parte delle vendite della settimana, come del resto abbiamo pagato parte dei costi delle settimane precedenti ma non abbiamo pagato parte dei costi di questa settimana.
Abbiamo inoltre in scadenza un modello F24 la terza settimana per complessivi euro 7.000:
Altri flussi di cassa
Vi è poi la possibilità vi siano altri flussi di cassa, pensate al rimborso di una rata di mutuo, un finanziamento ottenuto o rimborsato, un Vostro prelevamento e via dicendo: anche tali flussi dovranno essere considerati.
Si supponga:
- Scadenza di una rata del mutuo la terza settimana per euro 3.500;
- Distribuzione di utili deliberati o prelevamento per spese personali da parte del professionista o socio di società di persone per euro 5.000 la quarta settimana.
La situazione porta ad una gestione ulteriore della cassa così composta:
La somma di tutti questi elementi impattanti sul flusso di cassa, ci darà un quadro di cosa ci dovremo attendere rispetto alle dinamiche di cassa per le prossime 5 settimane:
Il file in formato PDF che viene allegato alla presente informativa permetterà di compilare ed implementare il modello previsionale anche senza il supporto del foglio elettronico di calcolo, comunque allegato, facendo riferimento a quanto riportato nelle presenti regole di compilazione, ed individuando nella prima colonna un supporto per identificare le operazioni da porre in essere, per un corretto uso dello strumento di calcolo.
Budget di Cash Flow_scarica il pdf
Proiezioni Cash Flow scarica il file xls
Questo schema semplificato vi permetterà di gestire e controllare in maniera semplice ma efficace il vostro Budget finanziario.
Rimaniamo a piena disposizione per chi ritenesse di voler approfondire l’argomento e, alla luce anche delle prime informazioni rispetto a questo fondamentale strumento di pianificazione e controllo, ritenesse di voler strutturare modelli di maggior dettaglio ed approfondimento, sviluppati a misura ed in funzione delle specifiche esigenze e modalità operative.
Emanuele Ferrari
Lo Studio Ferrari e Associati rimane a disposizione di tutti gli Assistiti per fornire maggiori informazioni e per definire congiuntamente adeguate misure specifiche, per l’organizzazione dell’operatività amministrativa e del lavoro per le singole attività.